Privacy

Wie we zijn

HappyResponse is een handelsnaam van Stefan van Dockum in Sint-Michielsgestel. Voor de gegevens van je account, de website, je abonnement en de contactchat zijn wij verantwoordelijk: de verwerkingsverantwoordelijke, in de woorden van de AVG.

Vragen over privacy stuur je naar hi@happyresponse.app. Er antwoordt een mens, meestal binnen een werkdag en altijd binnen een maand.

Antwoorden op enquêtes

Een enquête is van wie hem maakt: onze klant. Die bepaalt wat er gevraagd wordt en wat er met de antwoorden gebeurt, en is daar verantwoordelijk voor. Wij verwerken de antwoorden alleen in opdracht van die klant, volgens de verwerkersovereenkomst.

Heb je een enquête ingevuld en wil je je antwoorden inzien of laten verwijderen? Vraag het de afzender van de enquête. Weet je niet wie dat is, mail ons dan. We zoeken het uit en geven je verzoek door.

Wat we bewaren

• Je account. Je e-mailadres, en je naam en profielfoto als je inlogt met Google. Een wachtwoord is er niet: je logt in met een link of code per e-mail.
• Je werkruimte en je team. De naam van je werkruimte, wie er lid is en met welke rol, en de e-mailadressen van de mensen die je uitnodigt.
• Wat je maakt. Je enquêtes, e-mails, thema’s, logo’s en afbeeldingen. Logo’s en afbeeldingen die je uploadt, zijn via hun link openbaar, omdat ze in enquêtes en e-mails moeten laden.
• Je abonnement. Je plan, het aantal plekken, de looptijd en je klant- en abonnementsnummer bij Stripe. Je betaalgegevens zelf, zoals je kaart of IBAN, zien en bewaren wij niet: die gaan rechtstreeks naar Stripe.
• Gebruik. Hoeveel antwoorden en AI-opdrachten een werkruimte per maand gebruikt, om de limieten van je plan te tellen. Van een AI-opdracht bewaren we het soort en de omvang, niet de inhoud.
• De contactchat. Je naam, je e-mailadres, eventueel je bedrijf, het onderwerp en je bericht.
• Antwoorden, voor onze klanten. De antwoorden en de verborgen velden die de klant meegeeft, versleuteld opgeslagen. Daarbij hoe iemand binnenkwam (link, e-mail, QR-code of ingesloten op een site), of het een telefoon of computer was, de taal en wanneer iemand begon en klaar was. Geen IP-adressen.
• Techniek. Onze hosting houdt kort logbestanden bij van verzoeken aan de site, met onder meer het IP-adres, voor de beveiliging en om storingen op te lossen. Om misbruik af te remmen tellen we verzoeken per IP-adres even in het geheugen van de server. Dat wordt niet opgeslagen.

Waarvoor we het gebruiken

• Om HappyResponse te leveren: inloggen, je enquêtes en resultaten, je team en je abonnement. Dat is nodig voor de overeenkomst met jou.
• Om je te mailen over je account: inlogcodes, uitnodigingen, een bericht bij 80 en bij 100 procent van je antwoorden, en een week voordat antwoorden op Free worden verwijderd. Ook dat hoort bij de overeenkomst.
• Om je vraag uit de contactchat te beantwoorden.
• Om de dienst veilig en bereikbaar te houden en misbruik te stoppen. Dat is ons gerechtvaardigd belang.
• Om de facturen en de administratie te bewaren die de wet van ons vraagt.

Nieuwsbrieven of reclame sturen we alleen als je daar zelf om vraagt.

Wat we niet doen

• Gegevens verkopen, ruilen of uitlenen.
• Advertenties tonen of volgcookies plaatsen. Er draait geen analysetool op de site.
• IP-adressen van deelnemers opslaan.
• Antwoorden gebruiken om AI-modellen te trainen.
• Lettertypen of scripts van Google laden bij bezoekers. De lettertypen staan op onze eigen server.

Wie ons helpt

Deze bedrijven verwerken gegevens voor ons, elk alleen voor zijn eigen taak:

• Supabase: de database, het inloggen en de bestanden. In Ierland.
• Vercel: de hosting van de site en de app. De servers die je gegevens verwerken, staan in Dublin.
• Stripe: betalingen, facturen en btw. Stripe verwerkt je betaalgegevens deels onder zijn eigen privacybeleid.
• Brevo: het versturen van e-mail, zoals inlogcodes en uitnodigingen. In de EU.
• Groq: de AI-functies: enquêtes schrijven, vragen en e-mails bedenken en open antwoorden samenvatten. In de Verenigde Staten. Voor een samenvatting vervangen we eerst e-mailadressen en telefoonnummers.
• Cloudflare: het domein, het doorsturen van e-mail aan ons adres, en Turnstile: bij het inloggen en in de contactchat een controle dat er een mens is. Cloudflare kijkt daarvoor naar technische gegevens van je browser en je IP-adres.

Buiten de EU

De database, de bestanden en de back-ups staan in de EU. Vercel, Stripe, Cloudflare en Groq zijn Amerikaanse bedrijven, en Groq verwerkt in de Verenigde Staten. Daarvoor gelden de waarborgen die de AVG vraagt: het EU-VS-kader voor gegevensbescherming waar het bedrijf onder valt, of anders de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Gebruikt een klant geen AI-functies, dan gaan er geen antwoorden naar Groq.

Hoe lang we bewaren

• Je account: zolang je het hebt. Vraag je ons het te verwijderen, dan is het binnen 30 dagen weg, met de werkruimtes waarvan je de enige eigenaar bent.
• Antwoorden op Free: tot 30 dagen na het laatste antwoord op een enquête, met een e-mail een week vooraf. Een nieuw antwoord zet de klok terug.
• Antwoorden op Pro en Business: zolang de klant ze bewaart. Stopt het abonnement, dan gaat de werkruimte terug naar Free en geldt vanaf dan de regel van Free, ook met een e-mail vooraf.
• Back-ups op Pro en Business: elke dag één, 30 dagen bewaard. Ook na het einde van een abonnement verdwijnen ze na 30 dagen.
• Berichten uit de contactchat: een jaar.
• Facturen en wat daarbij hoort: zeven jaar, omdat de fiscale bewaarplicht dat vraagt.
• Logbestanden van de hosting: een paar dagen.

Beveiliging

Antwoorden en verborgen velden worden versleuteld (AES-256) voordat ze worden opgeslagen, met een aparte sleutel per werkruimte. Die sleutels zijn op hun beurt versleuteld met een hoofdsleutel die niet in de database staat. Een gelekte kopie van de database is daardoor onleesbaar.

Alles gaat over HTTPS. De database schermt elke werkruimte af van de andere, en antwoorden zijn alleen via onze server te lezen, nooit rechtstreeks vanuit de browser.

Gaat er toch iets mis met je gegevens, dan melden we dat aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan jou, als de wet dat vraagt.

Cookies

We gebruiken alleen cookies die nodig zijn om de site te laten werken. Daarom vragen we er geen toestemming voor.

• hr_lang: de taal die je kiest. Een jaar.
• sb-…: houdt je ingelogd. Tot 14 dagen.
• sb-redirect-path: onthoudt waar je heen wilde voordat je inlogde. Tot je bent ingelogd.

Geen analyse-, advertentie- of volgcookies, ook niet op de enquêtes.

Je rechten

Je mag de gegevens die we van je hebben inzien, laten verbeteren of verwijderen, en meenemen naar een andere dienst. Je mag bezwaar maken tegen een verwerking of die laten beperken. Mail hi@happyresponse.app. We vragen je misschien eerst te bevestigen dat het om jouw account gaat. Je krijgt binnen een maand antwoord.

Veel kun je ook zelf: antwoorden exporteren, enquêtes en antwoorden verwijderen, teamleden verwijderen. Je abonnement zeg je op onder Abonnement in de app.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je mag ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Kinderen

Een account maken kan vanaf 16 jaar. Laat een klant kinderen jonger dan 16 een enquête invullen, dan regelt die klant de toestemming van de ouders waar dat nodig is.

Wijzigingen

Verandert er iets wezenlijks, zoals een nieuw bedrijf dat gegevens voor ons verwerkt, dan mailen we de eigenaars van werkruimtes vooraf. Bovenaan staat de datum van deze versie.