Verwerkers­overeenkomst

Wie wat is

Deze verwerkersovereenkomst is een deel van de algemene voorwaarden en geldt voor iedereen met een werkruimte. Jij, de klant, bent de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die je met HappyResponse verzamelt. HappyResponse, een handelsnaam van Stefan van Dockum in Sint-Michielsgestel, is de verwerker. Woorden als persoonsgegevens, verwerken en datalek betekenen wat ze in de AVG betekenen.

Wil je een ondertekende versie voor je administratie? Mail hi@happyresponse.app, dan sturen we die.

Wat we verwerken

• Doel: enquêtes tonen, antwoorden ontvangen, bewaren en laten zien, e-mails met een enquête maken en testen, en als je die functies gebruikt, open antwoorden samenvatten met AI.
• Gegevens: wat deelnemers antwoorden op de vragen die jij stelt, de verborgen velden die je meegeeft, zoals een naam of e-mailadres, en per antwoord de bron, het soort apparaat, de taal en de tijden. Geen IP-adressen.
• Betrokkenen: de mensen die je enquêtes invullen, en de teamleden en genodigden van je werkruimte.
• Duur: zolang je HappyResponse gebruikt, en daarna tot de gegevens zijn verwijderd zoals onder Einde staat.

Alleen in jouw opdracht

We verwerken de gegevens alleen om de dienst te leveren, op jouw instructies. Wat je in HappyResponse instelt en doet, geldt als instructie. We gebruiken de gegevens niet voor onszelf: niet voor reclame, niet om te verkopen en niet om AI-modellen te trainen.

Moeten we van de wet iets anders doen, bijvoorbeeld gegevens afgeven aan een overheid, dan laten we je dat vooraf weten, tenzij de wet dat verbiedt.

Vinden we dat een instructie in strijd is met de AVG, dan zeggen we dat meteen.

Geheimhouding

Alleen wie de dienst beheert, kan bij de gegevens, en alleen als dat nodig is, bijvoorbeeld om een storing op te lossen of op jouw verzoek. Wie die toegang heeft, is tot geheimhouding verplicht.

Beveiliging

• Antwoorden en verborgen velden worden versleuteld (AES-256) voordat ze worden opgeslagen, met een sleutel per werkruimte. Die sleutel is versleuteld met een hoofdsleutel die buiten de database wordt bewaard.
• Alles gaat over HTTPS. De database schermt elke werkruimte af van de andere, en antwoorden zijn alleen via onze server te lezen.
• Opslag in de EU, in Ierland. De servers die de gegevens verwerken, staan in Dublin.
• Rollen per teamlid: eigenaar, beheerder, bewerker en lezer.
• Op Pro en Business elke dag een back-up, 30 dagen bewaard. De antwoorden daarin blijven versleuteld.

We passen deze maatregelen aan als de techniek of de risico’s daarom vragen, zonder dat de bescherming minder wordt.

Subverwerkers

Je geeft ons toestemming om deze subverwerkers in te schakelen:

• Supabase: database, opslag en inloggen. In Ierland.
• Vercel: hosting. Servers in Dublin.
• Brevo: e-mail, zoals uitnodigingen voor je team. In de EU.
• Groq: AI-teksten en samenvattingen, alleen als je die functies gebruikt. In de Verenigde Staten. Voor een samenvatting vervangen we eerst e-mailadressen en telefoonnummers.

Met elk van hen gelden afspraken die minstens zo streng zijn als deze. Antwoorden gaan alleen buiten de EU naar Groq, met de waarborgen van de AVG: het EU-VS-kader voor gegevensbescherming of de standaardcontractbepalingen.

Willen we een subverwerker toevoegen of vervangen, dan mailen we de eigenaar van je werkruimte minstens 30 dagen vooraf. Heb je een gegronde reden voor bezwaar en komen we er samen niet uit, dan kun je opzeggen en krijg je terug wat je vooruit betaalde.

Hulp bij verzoeken

Vraagt een deelnemer om inzage, correctie of verwijdering, dan kun je dat meestal zelf: antwoorden bekijken, exporteren en verwijderen kan in de app. Lukt het niet, dan helpen we je. Komt zo’n verzoek bij ons binnen, dan sturen we het naar jou door.

We helpen je ook bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) of een vraag van de Autoriteit Persoonsgegevens, voor zover het om onze verwerking gaat.

Datalekken

Ontdekken we een datalek bij de gegevens van je werkruimte, dan melden we dat zonder onnodige vertraging, en binnen 48 uur, aan de eigenaar van de werkruimte. We vertellen wat we weten: wat er gebeurde, om welke gegevens het gaat, om hoeveel mensen ongeveer, en wat we doen om de gevolgen te beperken. Wat we later ontdekken, sturen we na.

Jij beslist of je het lek meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen. Wij helpen met de informatie.

Controle

We geven je de informatie die je nodig hebt om te laten zien dat de verwerking aan de AVG voldoet. Is dat niet genoeg, dan mag je eens per jaar, na overleg en op eigen kosten, een audit laten doen door een onafhankelijke deskundige die geheimhouding belooft.

Einde

Je kunt de gegevens altijd zelf exporteren en verwijderen. Eindigt je account, dan verwijderen we de gegevens van je werkruimtes binnen 30 dagen. Back-ups verdwijnen vanzelf binnen 30 dagen daarna. Wat de wet ons verplicht te bewaren, bewaren we zolang dat moet.

Op Free gelden daarnaast de bewaarregels uit de voorwaarden.

Aansprakelijkheid

Voor aansprakelijkheid onder deze overeenkomst geldt wat in de algemene voorwaarden staat.